当得知要更换新档案管理系统的时候,作为法院的档案员,我的内心感到无比激动。因为这套系统的使用标志着我们新疆法院档案管理工作在硬件设施上跟上了内地法院的步伐,将极大地推动全区法院档案信息化建设的进程。新系统合理的流程设计、方便的网上办公、细化的工作节点为未来全区法院档案工作描绘了明媚的蓝图。
然而,当理想和现实接轨的时候,总是避免不了落差,新旧事物的交替总是存在阵痛。在新系统使用初期,批评声有之,怀旧声有之,观望的、徘徊的,不知所措的态度不时显现。原本井然有序的工作被打乱了,大家当初的兴奋劲头也有些许受挫。
但我们必须明白,困难是暂时的,新事物都有它的发展规律,在使用时必然有一个适应的过程,在磨合期应该始终保持乐观的态度,积极主动地去发现问题,解决问题。
首先,不能因为不熟悉新系统的操作流程就简单地认为新系统没有旧系统好用,而是要主动地去尝试新系统的各项功能,不怕出错,要敢于摸索试验,不能抱着反正参加过培训了就万事大吉的心态,要知道不实际操作光听培训只能是纸上谈兵。
其次,档案工作不能单打独斗,要和各部门协同配合。信息化建设的发展改变了传统的档案管理模式,电子卷宗的建立把法院档案工作纳入了审判流程中,从立案到审判,每一个环节都有需要录入的电子信息和上传的电子材料,如果上一个环节操作有误,那么下一环节的工作就无法进行,最终会造成案卷无法归档。新的审判系统和档案系统联系更加密切,所以档案员在新系统使用过程中必须保持和业务庭室的沟通,准确界定问题出现的环节,及时解决问题。
再者,档案员要加强业务知识的学习。一是要学习计算机网络知识,改变传统的手工管理思维模式,适应档案网络化管理。新的档案管理系统功能多,流程多,只有从操作中明白程序设计者的思路,才能更快更好地掌握新系统。其次要加深对档案学专业知识的学习,提高自身的业务素养,能从档案管理的角度对新系统的设置提供更加科学合理的建议。
新事物代表着进步,虽有不足,但优点总比缺点多,要有大局意识和长远的眼光,用积极的心态去接纳新事物,用一如既往严谨细致的工作态度夯实档案管理这一法院重要基础性工作的基石。