人民法院档案管理是一项对作为全面记录诉讼活动的载体——诉讼档案进行管理的司法政务工作。多年来,哈密铁路运输法院十分重视档案管理工作,特别是改制以来,诉讼档案管理的信息化、数字化进程加快,法院档案管理工作的制度化、规范化及现代化管理水平不断提升,在确保档案安全,创新档案服务方式,提高档案工作效率等方面取得了成效。随着法院审判管理新格局的形成，即将到来的管辖范围调整后大量案件涌入，及司法公开制度实施等问题，给法院建设带来了新课题。档案管理要积极总结经验，探索新形势下管理工作的规律与特点，在新起点上谋求法院档案管理工作的新发展。

　　一、哈密铁路运输法院档案管理工作基本情况

　　我院档案管理工作归属办公室管理，设专职档案管理人员1人，兼职档案人员10人，包括各庭室内勤和文书、设备、声像、会计档案的整理人员。院档案室配备了密集架、电脑、打印机、空调机、加温器、温湿度计、灭火器和防火防磁柜等必要的办公设备，档案库房加装了金属防盗门、防盗窗，“六防措施”全部落实，保证了档案室的防火、防盗、防虫、防潮和防尘，确保了档案的完整和安全。

　　法院综合档案室现有库藏档案8283卷15552册，其中诉讼档案7950卷12433册（刑事案卷902卷，民事案卷2676卷，经济案卷720卷，执行案卷3652卷），行政文书档案333卷3119册。按保管期限划分，永久卷78卷，长期卷278卷，短期卷7927卷。

　　二、法院档案管理工作的主要做法与要求

　　（一）以审判工作为中心，实现档案流程管理制度化。

　　首先加强档案管理工作的目标要求。档案管理紧紧围绕执法办案的实际需要开展工作。我院制定的《加强审判管理工作实施办法》，将档案管理纳入其中，并且制定了实施细则，增强了可操作性，对归档过程进行严格规范，对质效进行科学考评，做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时发挥好各庭长、书记员的作用，各部门各司其职，加强配合，确保档案工作在高效开展的审判管理大格局中顺畅运行，发挥好服务职能作用。

　　二是加强档案管理的制度建设。我们在档案品牌工程创建过程中，对档案交接、档案评查、档案保管和档案借调阅制度等重新修订规范，建立了案卷质量评查、整改情况反馈制度、归档超期上报制度、档案工作进度月报等制度，同时对归档情况进行统计分析，建立各类业务台账。制度的完善，保证了档案管理有效运行。

　　三是加强档案管理的责任意识。院领导高度重视档案及保密安全工作，在审判流程中，要求各部门增强责任意识，切实做好卷宗的交接和归档及保密工作。平时注意加强档案安全教育，每逢节假日，都要对档案保管工作进行强调和警示。档案工作人员认真执行制度，严格规范档案和库房管理，加强日常维护。主管领导不定时进行检查督促，保证了管理工作的经常性和有序性。

　　四是加强档案管理的考评工作。制度中提能力，院量化归档考核标准，规定办公室于每月20日，对未在规定期限内归档的案件所属的庭室、案号、承办人、书记员信息上报，由审监庭汇总后，在专门审判质效考核例会上进行通报。同时明确各庭室领导是第一责任人，对于归档不力、掌握情况不真实的予以批评。政治处结合通报内容，建立业绩考评体系，将档案质量完成的好坏，与年终干警的评先、评优、晋职、晋级结合起来，形成有效的激励及制裁机制。

　　（二）高标准严要求，实现诉讼档案管理的规范化。

　　档案管理工作是审判流程中一项很重要环节，我们牢固树立档案无小事的理念，严把“三关”，即案卷装订关、出口交接关和评查整改关，坚决杜绝案卷的漏交、瞒交、迟交现象。实现“三率”，即归档率、合格率、利用率，确保档案接收归档渠道畅通、质量反馈及时高效、服务利用有始有终。目前我院诉讼档案已实现结案后45天100%的归档率，归档案卷100%的评查率。主要是抓好以下四个方面工作：

　　一是把好案卷装订关，定标准，实现案卷合格率。从源头上抓质量，强化细节管理和指导。针对书记员工作中存在着的不规范现象和上级检查中暴露出的问题，我们从增强细节意识入手，开展有针对性的业务指导。对订卷程序、装订质量标准进行指导学习和培训示范，帮助装卷人员提高业务技能和动手能力，保证了案卷的归档质量。

　　二是把好出口交接关，定期限，提高归档率。我们严格了案卷归档时限和标准。将案卷归档时间由结案后90天提前为45天，将装订、扫描、评查、整改等程序分解成各个时间节点进行卡控，确保此项制度在业务庭室、审监庭和档案室相互制约的情况下得以全面执行。特殊情况案卷不能按期归档时，庭室负责人要书面请示，交主管院长批准。这些制度的实施，增强了全员归档意识，营造了及时主动归档的良好氛围。

　　三是严把卷宗评查整改关，定制度，提高合格率。在过程中抓规范，我院制定了严格的评查制度，将案件评查与案卷评查有机的结合起来。书记员首先将卷宗送交审监庭评查，整改合格后，凭审监人员填写“案卷归档通知单”向档案室移交案卷。档案人员按照装卷标准，认真检查，严格要求，将出现的问题汇总成“案卷评查情况反馈表”，并要求在5日内整改完毕，移交档案室。目前我院坚持100%的案卷评查，从而使入库的档案全面达到管理标准。

　　（三）主动开展有效服务，实现档案资源开发利用。

　　“档案的价值在于利用”。近几年档案室共调阅案卷1613人次1952卷3334册，占室藏案卷的25%，其中执行卷的调卷率高达46%，几乎是室藏执行卷的一半。目前，诉讼档案的利用主要有三方面：一是本院各部门开展审判工作、执行工作的需要；二是以公安机关、检察机关、纪检监察及上级法院为主的外单位工作的需要；三是人民群众维护自身合法权益的需要。长期以来，我院将档案信息资源开发利用与人民法院的审判职能作用紧密结合，为法制宣传、调研论文、编写案例提供详实资料。为人民法院审判执行工作，为公安、检察机关依法严厉打击犯罪和社会各项事业提供了便捷高效的服务。

　　在便民服务上，切实利用法院的档案资源保护人民群众的合法权益。如离婚案件当事人由于保管不善，丢失了法院裁判文书，再婚、申请执行或办理房屋登记时往往无法提供。通过诉讼档案借调利用，顺利地解决了这一难题。近几来，共接待类似情况的档案利用604人次，查阅档案675卷（册），提供证明材料517份。

　　三、法院档案管理工作存在的问题及分析

　　我院档案管理工作虽然积极探索，做了不少工作，但还面临不少困难。法院档案管理体系在信息化建设、制度建设、应用设备、科学管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题，亟待完善。

　　（一）诉讼档案管理应用软件功能滞后，与审判流程管理发展不相适应。目前我院诉讼档案使用《法院诉讼档案管理系统》VER2.0版，它是现在各院使用的大鹏审判管理软件的前身，是非网络版。我院自2001年开始使用，优点是使用时间较长，操作简单。缺点是与现在计算机硬件配置和系统运行环境不匹配，适合WINDOWS98、2000操作系统，在使用过程中经常出现死机、程序非正常退出现象。在工作中操作不方便，对档案数据的安全保存也形成了威胁。

　　（二）硬件配备总体滞后，阻碍了档案数字化进程。目前档案室配备的应用设备陈旧，未及时更新，不能完全满足档案数字化工作的需要。同时更新软件需要配备速度足够快、容量足够大的计算机及相关服务器。现在我区法院审判流程管理使用大鹏网络软件，加强了电子档案扫描成卷的管理，但是因为硬件不匹配，无法安装此程序，导致档案管理与院审判流程脱节，电子档案无法真正入库，未发挥其作用。

　　（三）档案管理发展不够平衡，行政文书档案发展滞后，存在重诉讼轻文书档案的现象。行政文书档案归档流程、职责不明确，在文件的收集、立卷、归档制度上延用企业管理旧模式，使用铁路的“文档一体化档案信息系统”操作软件。文书、设备、声像档案，虽有制度规定专人负责整理，但在实际操作中，职责不明确，缺少执行，流于形式。由于缺少维护，还存在着操作系统软件缺失问题。

　　（四）档案管理的方式陈旧，与人民法院的信息化建设不相适应。随着审判方式改革的深入发展，法院管理引进新技术，信息化建设逐步加快，对档案管理也提出了数字信息化的要求，这给传统的管理方式带来了冲击，提出了更高的要求。目前，我院近几年的诉讼案卷已建立电子档案，其它各类档案仍是保存纸质案卷。声像档案的立卷还是以照片和光盘为储存媒质，针对现在的数字影像，如何保管和立档标准问题，是我们目前需要明确的。

　　（五）档案管理制度衔接与人员培训存在断层。档案管理发展滞后，与法院实际工作脱节，目前我院档案管理特别是行政文书管理仍延用铁路企业旧模式，存在制度的衔接和人员培训问题。档案人员业务面狭窄，知识更新慢，如“井底之蛙”，“闭门造车”。同时兼职档案人员流动性大，缺少工作的衔接和稳定性。兼职只是多做了一份工作，没有档案管理的荣誉感和归属感。

　　四、解决问题的对策和建议

　　（一）抓好制度化建设，持之以恒，树立长效管理的科学发展理念。以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实各项制度，是做好档案管理工作的重要保证。随着法院改革发展的不断深化，原有的规章制度已不能完全适应新形势的需要，我们要用创新的理念和思维去不断地完善和健全，以适应法院档案发展的需求。

　　（二）抓好软硬件基础设施建设，实现档案装备现代化。夯实基础建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用的基础。现在我院已制定措施，逐步解决档案设备简陋、功能不全和设备老化等问题。在添置必要的硬件设备的同时，亦要积极推进统一的法院系统档案管理软件的应用，实现档案管理与法院审判流程管理的对接，完善电子档案的储备和利用功能。

　　（三）抓好行政文书档案的归档管理，理顺上级法院的业务管理。文秘等兼职档案人员要尽心尽责，提高公文办理质量，重视行政文书材料的立卷归档工作，使所立案卷既能反映法院主要职能活动情况，又为档案的保管和利用打下良好的基础。对于目前仍沿袭旧有制度，我们认为铁路法院的行政类档案应纳入法院系统的管理模式，由上级部门进行业务指导，统一立卷归档标准，统一操作软件。建议上级法院能出台统一的指导意见，制定阶段性的工作计划，组织培训。

　　（四）抓好法院档案的数字化建设，实现档案信息资源共享，为司法公开做好储备。法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。它有利于纸质档案的保护，有利于提高审判效率，更有利于方便群众诉讼查阅，促进司法公正、增加法院工作透明度。加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动库藏档案的数字化和数据库建设，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。我们建议上级部门能出台指导意见，建立统一的管理制度，使各基层法院开展工作有据可依，有章可循，避免各自为战、盲目发展，造成一些不必要的人力、物力资源浪费。

　　（五）抓好档案管理制度的衔接问题，转变管理模式，实现档案整体水平提升。铁路法院的档案管理要与高院接轨，形成统一的管理模式。此项工作建议上级法院能出台具体的指导意见，组织人员学习。我们将按照高院关于档案管理方面总体要求，结合铁路中院的具体规定，对我院的档案管理制度进行修订。同时明确文书、声像、会计、设备等各类档案的职责制度，积极落实。

　　（六）抓好人才的培养，加强档案工作者的素质教育，提高对档案现代化驾驭能力。强化队伍建设是做好档案工作的保障。一是通过组织培训学习和引进等方式，培养和造就一批既掌握法院档案管理知识，又了解信息技术等现代科学技术知识的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理工作的需要。二是要着力解决档案人员横向交流和上级业务部门指导问题。采取请进来、走出去的办法，请上级法院有关领导来我院进行讲课传授经验，并组织人员到其他法院参观学习，汲取他们的先进经验，以提高自身的素质，从而以更扎实的工作，促进哈密铁路法院档案管理工作创新发展。

　　（七）抓好档案资源开发利用工作。档案工作是一项具有很强服务功能的管理性学科，需要按照社会发展的需要，不断发展创新、不断进行自我完善。《最高院关于推进司法公开三大平台建设的若干意见》中提出“人民法院应当积极推进诉讼档案电子化进程，完善转化流程、传送机制和备份方式，充分发挥电子卷宗在提高效率、节约成本、便民利民方面的功能。”档案工作者应当提高认识，转变观念，准确把握推进司法公开建设的总体要求，立足服务，创新发展。要变被动服务为主动服务，变“文件库”为“信息库”，变“死档案”为“活资料”，最大限度地发挥档案在信息公开中的作用。使诉讼档案公开成为打造阳光司法工程，展示现代法治文明的重要窗口，保障当事人诉讼权利的重要手段，改造人民法院社会责任的重要途径。